医療意見書スキャン業務について


1.小児慢性特定疾病について

 小児慢性特定疾病は、原因がわからない、治療法が発見されていない、あるいは治療に長期間を要する疾病のうち、児童福祉法で規定された疾病です。現在は16分類の疾患群が規定されています。
 小児慢性特定疾病情報センター
 家庭の経済的な負担も大きいため、疾病のレベルに応じて医療費が補助されます。
 医療費補助を受けるためには、申請書、診断書、世帯情報等を、居住している自治体に提出する必要があります。
 一方、小児慢性特定疾病は希少疾患のため、治療研究や創薬研究に資するデータ数が少ないため、平成27年度より疾患情報をデータベースに登録することになっています。通常は自治体から国の登録センターに診断書の写しを送付し、登録センターでデータベースに登録しています。
 株式会社ブロードゲージは、登録業務のプロジェクト管理を請け負っている事業者で、自治体、医療機関、厚生労働省、事業主体、システムベンダーなどとの調整を行っています。

 小児慢性特定疾病の認定期間は1年なので、患児の世帯は毎年自治体に申請を行います。自治体は、新規申請、更新申請を取りまとめ、診断書(医療意見書)だけを登録センターに送付しています。ただし自治体によっては、事務量の関係や、特に近年では新型コロナへの対応で手が回らず、送付が滞っている場合があります。(申請の実務は保健所が行っている場合が多いです)
 そこで、登録センターは自治体に直接訪問し、医療意見書をスキャンし、データ化して持ち帰る業務を開始しました。今回の作業は、この一環となります。

2.作業内容について

 お願いする作業ですが、ファイルから医療意見書を抜き出し、転記漏れ等を確認する作業と、電子化が終了した意見書を元のファイルに戻す業務となります。
 申請書は、個人の申請ごとにホチキス止めされ、年度別、疾患群別にファイルに取りまとめられています。個人の申請書の束から、医療意見書と関連する意見書のみを抜き出し、スキャン作業後に元の束に戻して、ホチキス止めをしてファイルに戻します。
 実際には自治体によって管理状態はまちまちなので、作業の都度手順は標準化します。


3.業務量について


 申請の件数は、自治体によって大きく異なりますので、作業の都度確認してください。1日当たり一人約300件程度の処理件数を見込んでいますが、ある程度の集中力と、作業効率を求めます。
 また、新規申請の医療意見書には、受給者番号が転記されていないことが多く、抜けがある場合は、ファイルから意見書を抜き出す際に、申請書から受給者番号を転記していただく必要があります。このほかにも、留意いただく項目が何点かあります。
 アンケートで、いろいろお伺いしましたが、上記の作業を行うための判断基準であったことをご理解ください。

4.個人情報について

 申請書類にはセンシティブな個人情報のほか、行政事務に使用する情報を含むため、厚生労働省、自治体の双方から、個人情報の取り扱いには最大限の注意をするよう要請されています。
 資料の持ち出しや撮影、記載された情報の流用などを禁ずる誓約書を用意しますので、作業の初日に、誓約書に署名と押印をお願いします。

5.作業環境について

 事務作業なので、軽装で構いません。作業は室内ですので、エアコンもきいています。着席にて作業をしていただきます。ただ、おそらくパイプ椅子なので、必要に応じてクッションなどを持参されても構いません。また、大量の紙をさばきますので、皮膚の弱い方は、実験用の薄いゴム手袋などがあった方がいいかもしれません。
 事務用品などはすべて当方で準備しています。

6.条件について

 作業については、基本的に以下の条件となります。
 (1)時 給:1200円
 (2)時 間:午前10時~午後6時
        早く終わって早めに解散する場合でも、1日の作業時間は保証します。
 (3)交通費:1日当たり1000円
 (4)その他:遠地の方に作業をお願いする場合、作業地域への往復の交通費、宿泊費を負担します。

参考:個人情報保護に関する誓約書について

個人情報に関する誓約書の内容です。当日署名、押印をお願いするので、確認しておいてください。
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私は、以下の事項を遵守することを誓約いたします。

第1条(個人情報取扱ルールの遵守)
私は、個人情報保護に関する各法令、及び以下に記載された本案件に関する個人情報取扱ルールを遵守します。
(1) 本案件の作業場所で保管されている、小児慢性特定疾病の医療費補助申請に係るすべての書類に記載された個人情報(以下「本案件の個人情報」)について、個人のスマホによる撮影、転記は行わない。
(2) 本作業で知りえた、本案件の個人情報について、情報を流出、流用しない。
(3) 本案件の作業場所で保管されているいかなる文書等について持ち出ししない。
(4) その他情報の取り扱いについては、作業責任者の指示に従う。
第2条(作業終了後の秘密保持)
本案件の個人情報については、作業の完了後においても、開示、漏洩もしくは使用しないことを約束致します。
第3条(損害賠償)
前条項に違反して、本案件の個人情報を開示、漏洩もしくは使用した場合、法的な責任を負担するものであることを確認し、これにより申請者、厚生労働省、大阪府、国立成育医療研究センター、および会社が被った一切の損害を賠償することを約束致します。


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